Peran E-Procurement Dalam Meningkatkan Profit dan Mengurangi Biaya

E-Procurement (kadangkala dikenal sebagai supplier exchange) adalah aktifitas pembelian dan penjualan barang dan jasa dalam bentuk business-to-business atau business-to-consumer atau business-to-goverment melalui internet atau sistem informasi dan networking lainnya, seperti Electronic Data Interchange dan Enterprise Resource Planning.(wikipedia)

Pembahasan pada post ini akan diarahkan spesifik pada penghematan biaya dan peningkatan profit melalui E-Procurement.

Latar belakang permasalahan dalam pembahasan ini adalah fakta bahwa seringkali terdapat pengeluaran yang besar pada sebuah perusahaan dan pengeluaran itu terletak pada biaya-biaya tidak langsung pada proses pembelian dan penjualan barang dan jasa, contohnya kebutuhan kantor atau peralatan elektronik dan komputer. Untuk itu diperlukan cara dan metode agar biaya yang harus dikeluarkan pada proses tersebut dapat dihemat. Dari masalah tersebut muncul E-Procurement sebagai solusi.

Secara singkat, sebuah software atau web E-Procurement memungkinkan pengunjung yang terdaftar untuk mencari pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para penjual atau pembeli dapat menentukan harga secara spesifik atau memberikan penawaran dan lelang, termasuk diskon dan tawaran spesial. Perangkat lunak E-Procurement juga memungkinkan automatisasi pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi memiliki tujuan untuk mengontrol inventaris dengan lebih efektif, mengurangi biaya pembelian, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-Procurement juga diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren supply chain management.

Manfaat-manfaat E-Procurement meliputi prinsip pencarian barang atau produk yang tepat, dari supplier yang tepat ke pembeli yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk tempat yang tepat dan jumlah yang tepat. Pada kenyataannya, E-Procurement memiliki manfaat untuk membawa supply chain management ke tingkat yang lebih tinggi, membawa informasi secara real time ke vendor atau ke status kebutuhan pelanggan. Sebagai contoh, sebuah vendor mungkin memiliki perjanjian dengan seorang pelanggan untuk mengirim barang apabila sisa stok barang pelanggan tersebut mencapai point tertentu. Dengan demikian E-Procurement meneruskan kebutuhan informasi tersebut ke supplier.

Berdasarkan karakteristik umum dan manfaat E-Procurement, dapat dilihat bahwa E-Procurement menghemat biaya dan memberikan keuntungan pada perusahaan dengan menyediakan sistem pembelian secara cepat (streamlined) dan mendorong produktifitas perusahaan dengan meningkatkan efisiensi (resource dan pekerja yang diperlukan dalam proses pembelian). Pada kebanyakan industri, proses procurement tradisional dapat meliputi pemilihan produk, pemilihan vendor yang tepat, negosiasi, persetujuan internal, pemesanan produk, penerimaan produk dan pembayaran invoice. Waktu, tenaga kerja dan sumber-sumber lain yang terkait dengan proses ini memerlukan biaya yang sangat besar setiap tahunnya. Kesalahan atau keterlambatan dalam distribusi juga menambah biaya dan menghambat produksi. Dengan E-Procurement, generalisasi dan pengarahan pembelian dan pemesanan secara elektronik menurunkan biaya produksi, mengoptimalkan aset, menghemat biaya dengan berkurangnya kerja konvensional (paperwork), dan memungkinkan peningkatan produktifitas dalam departemen pembelian/penjualan perusahaan. E-Procurement juga menyediakan record detail dari semua transaksi pembelian, dimana hal ini memungkinkan pihak manajemen membuat keputusan strategis dengan supplier dan mengenal secara jelas sumber sebuah masalah. Pada akhirnya, perusahaan dapat mengambil keuntungan apabila sistem E-Procurement mereka dihubungkan ke keseluruhan rantai proses bisnis.

Dengan demikian, dapat disimpulkan, bahwa E-Procurement memiliki peranan yang besar dalam menghemat biaya dalam proses pembelian dan penjualan perusahaan, yang artinya secara bersamaan meningkatkan profit atau keuntungan perusahaan tanpa harus meningkatkan jumlah barang dan jasa yang diproduksi.


3 Masalah Pengamanan Sistem
Salah satu kunci keberhasilan pengaman sistem informasi adalah adanya visi dan komitmen dari pimpinan puncak. Upaya atau inisiatif pengamanan akan percuma tanpa hal ini.

Ketidak-adaan komitmen dari puncak pimpinan berdampak kepada investasi pengamanan data. Pengamanan data tidak dapat tumbuh demikian saja tanpa adanya usaha dan biaya. Sebagai contoh, untuk mengamankan hotel, setiap pintu kamar perlu dilengkapi dengan kunci. Adalah tidak mungkin menganggap bahwa setiap tamu taat kepada aturan bahwa mereka hanya boleh mengakses kamar mereka sendiri. Pemasangan kunci pintu membutuhkan biaya yang tidak sedikit, terlebih lagi jika menggunakan kunci yang canggih. Pengamanan data elektronik juga membutuhkan investmen. Dia tidak dapat timbul demikian saja.

Masalah tersebut adalah (1) kesalahan desain, (2) kesalahan implementasi, (3) kesalahan konfigurasi, dan (4) kesalahan operasional.

Kesalahan desain terjadi pada tahap desain dimana keamanan seringkali diabaikan atau dipikirkan belakangan (after thought). Sebagai contoh ada sebuah sistem informasi yang menganggap bahwa sistem operasi akan aman dan juga jaringan akan aman sehingga tidak ada desain untuk pengamanan data, misalnya dengan menggunakan enkripsi. Kami menemukan beberapa sistem seperti ini. Akibatnya ketika sistem operasi dari komputer atau server yang bersangkutan berhasil dijebol, data dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Demikian pula ketika jaringan yang digunakan untuk pengiriman data berhasil diakses oleh pihak yang tidak berwenang, maka data akan kelihatan dengan mudah.

Kesalahan implementasi terjadi pada saat desain diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi atau sistem. Sistem informasi diimplementasikan dengan menggunakan software. Sayangnya para pengembang software seringkali tidak memiliki pengetahuan mengenai keamanan sehingga aplikasi yang dikembangkan memiliki banyak lubang keamanan yang dapat dieksploitasi .

Kesalahan konfigurasi terjadi pada tahap operasional. Sistem yang digunakan biasanya harus dikonfigurasi sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, pemilik sistem membuat kebijakan bahwa yang dapat melihat dokumen-dokumen tertentu adalah sebuah unit tertentu. Namun ternyata konfigurasi dari sistem memperkenankan siapa saja mengakses dokumen tersebut. Selain salah konfigurasi, ada juga permsalahan yang disebabkan karena ketidak-jelasan atau ketidak-adaan kebijakan (policy) dari pemilik sistem sehingga menyulitkan bagi pengelola untuk melakukan pembatasan.
Kesalahan penggunaan terjadi pada tahap operasional juga. Kadang-kadang karena sistem terlalu kompleks sementara sumber daya yang disediakan sangat terbatas maka dimungkinkan adanya kesalahan dalam penggunaan.



Sebagai contoh, sistem yang seharusnya tidak digunakan untuk melakukan transaksi utama (misalnya sistem untuk pengembangan atau development) karena satu dan lain hal digunakan untuk production. Hal ini menyebabkan tidak adanya pengamanan yang sesungguhnya. Selain itu ketidak-tersediaan kebijakan juga menyebabkan sistem digunakan untuk keperluan lain. Sebagai contoh, sistem email di kantor digunakan untuk keperluan pribadi.

Kesalahan-kesalahan di atas dapat menimbulkan celah lubang keamanan. Celah ini belum tentu menimbulkan masalah, sebab bisa saja memang celah ada akan tetapi tidak terjadi eksploitasi. Namun celah ini merupakan sebuah resiko yang harus dikendalikan dalam sebuah manajemen keamanan.



The Potensial Of E-Procurement:

Cost Reduction :
Procure more effectively and efficiently
- Streamlined Processes
- Improve Volume and Price
- Increase Predictability


The Revenue Streams:
Invert focus from cost saving to : Leverage Income
Offer a service to a business community to resell:
- The Process
- The Services and Software
- The Volume Discount

Improved Audit Control :
Ensure proper authority of Purchasing :
- Profiles
Purchasing Level
approval via workflow to the next level
being properly applied to area of responsibility
- Better Connectivity
General Ledger / ERP feeds.